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for Authorities

Certified translations with a qualified electronic signature (QES) – legally compliant, fast, and 100% paperless. Tailored specifically to the requirements of authorities and public institutions.

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CO₂ saved

15.2 tonnes

Languages

100+

eIDAS compliant

Security &
Standards

Fully certified & audited quality

Qualified Electronic Signature

EU eIDAS compliant, legally equivalent to hand-written signatures.

100% Paperless & Sustainable

Zero paper workflow replacing physical print and logistics.

DIN EN ISO 17100 Certified

Audited process optimization for high-performance translations.

Comparison

Tratext vs Traditional Translation Services

Feature
Traditional Services
The Tratext Experience
FeatureQUOTE SPEED
Traditional ServicesDays to Get a Quote — Manual review delays your deadline.
The Tratext ExperienceInstant Quote — Drag & drop to see price and delivery date instantly.
FeatureLEGAL VALIDITY
Traditional ServicesRisk of Document Rejection — Uncertified or inconsistent quality.
The Tratext ExperienceGuaranteed Legal Acceptance — Certified and ISO 17100 compliant.
FeatureFORMATTING
Traditional ServicesBroken Document Formatting — Ugly text files that look nothing like the original.
The Tratext ExperienceDocument Studio Precision — Identical layout, tables, and formatting preserved.
FeatureTURNAROUND
Traditional ServicesUncertain Turnaround — Vague estimates without real-time tracking.
The Tratext ExperienceReal-Time Progress — Live status tracking from upload to final delivery.
Web app

Dedicated Platform for
Authorities

Delivering secure, compliant, and highly efficient language services structured specifically for the rigorous procurement standards of official public institutions.

01

Priority Work Handling

Institutional projects bypass standard queues to receive top-tier priority routing, guaranteeing the fastest possible turnaround times.

1

TRN-2602-000001

Government Document

High PrioIn Progress
2

TRN-2602-000026

Contract

In Progress
3

TRN-2602-000027

Contract

In Progress
02

Auto Accept Quotation

Quotations are automatically accepted on your terms, entirely eliminating bureaucratic bottlenecks and accelerating project initiation.

TRN-2602-000001

Government Document

✓
Submit
2
Progress
3
Complete

Source

English

Target

German

Type

Digital

Delivery

Standard

03

Maximum Data Security

State-of-the-art enterprise encryption compliant with strict government data protection standards. Absolute confidentiality guaranteed.

TRN-2602-000001

Government Document

Secure Deliver
QES Signing
Verified
04

Invoice Settlement

Simplified and transparent post-project billing. Settled on agreed fiscal terms with comprehensive official documentation.

INV-2602-00001

22 June 2026

Paid

Name

German Gov.

PO Number

DE2617890

Orders

50 order

Total€ 120.50
Translation

Our Translation Process

01
01
Step 01 · Smart Matching

Upload Your Documents

Drag and drop any document — PDF, DOCX, JPEG, or PNG. Our AI engine reads the file instantly, detects the source language, and calculates page count and complexity in seconds. No email forms, no waiting.

ContractsDiplomaBirth CertificateMany more
02
02
Step 02 · Order Options

Choose Your Options

Select translation type (Standard or Certified), preferred delivery format (Digital or Physical), and turnaround speed (Standard 5–7 days or Express 24–48 hrs). Every option is clearly priced upfront.

Certified translations include a sworn statement and are legally valid worldwide.
03
03
Step 03 · Auto Quote and Progress

Get Instant Progress

Your document will be automatically accepted and prioritized. This ensures that your translation is delivered more quickly and securely.

ISO 17100 Certified
04
04
Step 04 · Download Translation

Download Your Translation

Once complete, your certified translation is available for immediate download. The document preserves the original layout, signatures, and formatting, and arrives with full legal certification ready for submission.

Accepted by embassies, courts, universities, and government agencies globally.
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Retrieve the full translated document.

Evolution of translation

From postal mail to legally valid digital translation

Tratext replaces fax, postal delivery times and unencrypted email with a GDPR-compliant platform featuring automatic calculation, sworn translators and qualified electronic signatures.

Fax
Post Letter
Email
TRATEXTRecommended
Speed
Fast delivery
Slow (2-5 days)
Instant
Fast delivery
GDPR / DSGVO Compliant
High risk
Compliant
Non-Compliant
100% End-to-End Encrypted
Legal Validity (Sworn)
Limited
Full (physical)
None
Full (eIDAS Qualified E-Sig)
Audit Trail & Tracking
Basic receipt
Basic
None
Automated & Tamper-Proof
Digital Workflow Integration
Manual scan needed
Manual entry needed
Disorganized Threads
Centralized Dashboard & API
Excellent
Partial / Limited
Poor / Non-Compliant

Speed

Fax
Fast delivery
Post Letter
Slow (2-5 days)
Email
Instant
TRATEXT (Recommended)
Fast delivery

GDPR / DSGVO Compliant

Fax
High risk
Post Letter
Compliant
Email
Non-Compliant
TRATEXT (Recommended)
100% End-to-End Encrypted

Legal Validity (Sworn)

Fax
Limited
Post Letter
Full (physical)
Email
None
TRATEXT (Recommended)
Full (eIDAS Qualified E-Sig)

Audit Trail & Tracking

Fax
Basic receipt
Post Letter
Basic
Email
None
TRATEXT (Recommended)
Automated & Tamper-Proof

Digital Workflow Integration

Fax
Manual scan needed
Post Letter
Manual entry needed
Email
Disorganized Threads
TRATEXT (Recommended)
Centralized Dashboard & API
Benefit

Benefit for Authorities

Dedicated authorities team

We provide you with the best translator for your need

QES-certified documents

We provide you with the best translator for your need

Maximum data security (GDPR)

We provide you with the best translator for your need

24/7 Availibility for urgent case

You can request anytime and anywhere our team will provide

Express delivery when needed

You can access your document anytime and anywhere

Dedicated email: behoerde@tratext.de

You can access your document anytime and anywhere

100% Paperless & CO₂-neutral

You can access your document anytime and anywhere

Digital signatures explained

QES vs. Traditionelle Unterschrift

Warum die qualifizierte elektronische Signatur der Goldstandard für Behörden ist

Traditionelle Unterschrift

Handschriftlich auf Papier

  • Schwer zu verifizieren – Vergleich mit Referenzunterschriften nötig
  • Leicht zu fälschen – keine technische Absicherung
  • Keine Zeitstempel – Unterschriftsdatum nicht nachweisbar
  • Papiergebunden – Originaldokument muss aufbewahrt werden
  • Langsamer Postweg – Tage bis Wochen Lieferzeit
  • Umweltbelastend – Papier, Tinte, Transport

Problem: Behörden können die Echtheit einer traditionellen Unterschrift nur schwer überprüfen. Fälschungen werden oft erst spät erkannt.

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Nach eIDAS-Verordnung

  • Sofort verifizierbar – ein Klick genügt zur Validierung
  • Fälschungssicher – kryptografisch abgesichert
  • Qualifizierter Zeitstempel – exakter Nachweis des Signaturzeitpunkts
  • Digital übermittelbar – sofortige Zustellung per E-Mail
  • Sekundenlieferung – keine Wartezeit
  • CO₂-neutral – kein Papier, keine Emissionen

Vorteil: QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (§ 126a BGB) und bietet dabei erhebliche Vorteile bei Sicherheit und Effizienz.

Die drei Stufen elektronischer Signaturen (eIDAS-Verordnung)

1

Einfache elektronische Signatur (EES)

Grundlegende digitale Signatur ohne besondere Anforderungen. Z.B. eingescannte Unterschrift oder E-Mail-Fußzeile.

Begrenzte Beweiskraft
Interne Dokumente, formlose Kommunikation
2

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und mit Mitteln erstellt, die unter seiner alleinigen Kontrolle stehen.

Höhere Beweiskraft
Verträge, Angebote
3

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Höchste Stufe – basiert auf qualifiziertem Zertifikat und wird mit sicherer Signaturerstellungseinheit erstellt.

Gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift
Beglaubigte Übersetzungen, behördliche Dokumente

EU-weit anerkannt

Die QES ist durch die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in allen EU-Mitgliedstaaten rechtlich anerkannt. In Deutschland ersetzt sie gemäß § 126a BGB die Schriftform und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Nachhaltigkeit

Warum Papierlos?

Es geht nicht nur um Geschwindigkeit und Sicherheit – sondern auch um unsere Verantwortung für die Umwelt

17

Bäume

pro Tonne Papier

10.000

Liter

Wasser pro Tonne

3.000

kWh

Energie pro Tonne

1.500

kg CO₂

Emissionen pro Tonne

Traditioneller Papierprozess
Papierherstellung~10g CO₂ pro Blatt
Drucker & Tinte~5g CO₂ pro Blatt
Transport per Post~20g CO₂ pro Brief
ArchivierungPlatz & Energie
Entsorgung/VernichtungWeitere Emissionen
Gesamt: ~35-50g CO₂ pro Dokument
Unser digitaler Prozess
Digitale Erstellung~0,2 g CO₂
QES-Signatur~0,02 g CO₂
E-Mail-Versand~0,3 g CO₂
Cloud-ArchivGrüner Strom
Keine Entsorgung nötig0 g CO₂
Gesamt: ~0.5g CO₂ pro DokumentDas ist eine Reduktion um 98%!

Unsere bisherige Einsparung

50.000+

Dokumente digital verarbeitet

über 2.000 kg

CO₂ eingespart

500+

Bäume geschützt

Ihr Behörden-Team

Persönlicher Service für Behörden

Ein dediziertes Team steht Ihnen exklusiv für alle Anfragen zur Verfügung

24/7 Behörden-Hotline

Rund um die Uhr erreichbar für dringende Anfragen. Kein Warteschleifen, direkter Kontakt zu Ihrem Ansprechpartner.

0800 872 8398

Dedizierte E-Mail

Eigene E-Mail-Adresse für Behörden mit priorisierter Bearbeitung. Antwortzeit unter 2 Stunden garantiert.

behoerde@tratext.de

Persönlicher Ansprechpartner

Ihr fester Ansprechpartner kennt Ihre Anforderungen und Prozesse. Konsistente Qualität bei jeder Anfrage.

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